「オフィスを移転したいけれど、何から手をつければいいのか分からない」
社員数が増えて手狭になった、契約更新のタイミングが近づいてきた、採用を強化するために働きやすい環境にしたい
——理由はさまざまですが、多くの担当者に共通しているのは「初めての移転で、全体像が見えていない」という不安です。
物件を探すことだけがオフィス移転ではありません。
実際には、今のオフィスの解約手続き、貸主との条件交渉、内装や引越し業者の手配、社内での意思決定まで、同時並行で進める項目が多く、スケジュール管理のほうが物件探しより難しいケースもあります。
この記事では、オフィス移転の全体の流れ・費用・スケジュールを、初めて担当する方でも迷わないよう順番に解説します。
目次
この記事でわかること
- オフィス移転の一般的な流れ（企画から入居後まで）
- 移転にかかる期間の目安と、逆算スケジュールの立て方
- 移転費用の内訳と、規模別のおおよその相場感
- 移転を進めるうえで必ず出てくる専門用語（解約予告、二重賃料、原状回復、貸主審査など）
- 移転で失敗しやすいポイントと、その避け方
- gramが移転サポートで大切にしている考え方
結論
オフィス移転は「物件を決めれば終わり」ではなく、現オフィスの解約スケジュールから逆算して全体を組み立てるプロジェクトです。
特に、現オフィスの解約予告期間（契約により異なりますが、3〜6ヶ月前、または6ヶ月前と定められているケースが多くあります）を起点に動かないと、新旧オフィスの家賃を二重に払う「二重賃料」が発生しやすくなります。
一般的な移転準備期間は6ヶ月〜1年、坪数30坪前後の小規模オフィスであれば3〜6ヶ月でも進められるケースがありますが、いずれの規模でも「良い物件は検討中に埋まる」ことを前提に、意思決定のスピードを意識したスケジュールを組むことが成功の鍵になります。
オフィス移転とは
オフィス移転とは、会社が使用しているオフィスを別の物件へ移すことです。単なる「引っ越し」と違い、以下のような要素が絡み合って進みます。
- 現オフィスの解約手続き（解約予告、原状回復）
- 新オフィスの物件探し・条件交渉・契約
- 内装工事、什器の選定・発注
- 通信回線・電話・OA機器の移設
- 社内での意思決定（社内稟議、代表者の最終確認）
- 引越し作業、取引先への案内
このうち、担当者が特に見落としやすいのが「現オフィスを閉じる側」の手続きです。
新しいオフィスを探すことに気を取られ、解約予告のタイミングを後回しにした結果、スケジュールが窮屈になるケースは少なくありません。
オフィス移転の流れ（全体像）
一般的な移転プロジェクトは、大きく4つのフェーズに分かれます。
| フェーズ | 主な内容 | 目安期間 |
|---|---|---|
| ① 企画・要件定義 | 移転目的の明確化、予算策定、必要坪数の算出 | 移転の6ヶ月〜1年前 |
| ② 物件探し・契約 | 物件情報収集、内見、条件交渉、契約 | 移転の4〜6ヶ月前 |
| ③ 準備・工事 | レイアウト設計、内装工事、什器手配、回線工事 | 移転の1〜4ヶ月前 |
| ④ 引越し・運用開始 | 引越し作業、社内周知、取引先案内、原状回復 | 移転月〜移転後 |
ポイントは、②の「物件探し・契約」と、現オフィスの解約手続きは同時進行で進める必要があります。
新オフィスが決まってから現オフィスの解約予告期間を確認するのではなく、物件を探し始める段階で、解約予告期間をあらかじめ把握しておくことが、その後の工程をスムーズに進めるポイントです。
また、①の企画段階で見落とされがちなのが、「必要坪数を現在の人数だけで決めてしまうこと」です。
採用予定がある企業では、1〜2年後の増員を見込まずに物件を選ぶと、入居後すぐに手狭になってしまうケースがあります。
一方で、増員を大きく見込みすぎると、使わないスペースの賃料を払い続けることにもなりかねません。
採用計画や実際の出社率を踏まえ、将来も見据えた現実的な人数を基準に必要な坪数を判断することが重要です。
オフィス移転のスケジュール｜何ヶ月前から動くべきか
移転にかかる準備期間は、オフィスの規模や内装工事の有無によって変わります。目安は以下の通りです。
| 規模 | 準備期間の目安 |
|---|---|
| 小規模（〜30坪程度） | 3〜6ヶ月 |
| 中規模（30〜100坪程度） | 6〜8ヶ月 |
| 大規模（100坪以上） | 8ヶ月〜1年以上 |
10〜50名規模の企業であれば、30〜100坪の中規模オフィスに該当するケースが多く、6ヶ月前後を目安に動き始めると余裕を持って進められます。
ただし、内装にこだわる場合や、貸主審査・契約交渉に時間がかかる場合はもう少し前倒しが必要になることもあります。
スケジュールを組むときは、「移転したい日」から逆算するのが基本です。
特に、現オフィスの解約予告期間（一般的に3〜6ヶ月前に通知が必要）を最初に確認し、そこから物件探し・契約・工事の期間を割り振っていきます。
この逆算を後回しにすると、解約予告のタイミングを逃し、新旧オフィスの家賃が重複する「二重賃料」が発生しやすくなるため注意が必要です。
移転スケジュールの立て方や、時期ごとにやるべきことをさらに詳しく知りたい方は、「オフィス移転の流れ・スケジュール」の記事で時系列に沿って解説しています。
オフィス移転にかかる費用の内訳
オフィス移転の費用は、大きく分けて次の3つで構成されます。
- 現オフィスの退去費用：原状回復工事費、解約予告期間中の賃料など
- 新オフィスの入居費用：敷金・保証金、仲介手数料、前家賃、保証会社利用料などの初期費用・火災保険
- 移転作業費用：内装工事費、什器購入費、引越し費用、回線工事費
坪数や内装のグレードによって金額の幅は大きく変わるため、正確な相場感はオフィスの規模ごとに把握しておくことをおすすめします。
坪数別の相場や内訳については、「オフィス移転費用はいくら？」の記事で詳しく解説しています。
費用の全体像を整理すると、以下のようになります。
| 費用区分 | 主な項目 | 確認ポイント |
|---|---|---|
| 現オフィス | 原状回復、廃棄費用、解約予告期間中の賃料 | 指定業者の有無、工事範囲 |
| 新オフィス | 敷金・保証金、礼金、仲介手数料、前家賃 | 償却の有無、保証会社の利用有無 |
| 入居準備 | 内装工事、什器、通信回線、引越し | 入居日までに完了できるか |
| 重複コスト | 二重賃料、重複する光熱費など | 契約開始日と現オフィス退去日の調整 |
移転総額を把握する際は、新オフィスの契約金だけでなく、現オフィスの原状回復費や二重賃料まで含めて確認する必要があります。
見積もりを取る際は、金額の総額だけでなく、「一式」とまとめられた項目の中身が何を含んでいるかを確認すると、後から追加費用が発生するリスクを減らせます。
移転前に知っておきたい専門用語
移転を進めるうえで、担当者が最初につまずきやすい用語を簡単に整理します。それぞれの詳しい内容は、個別記事でも解説しています。
- 解約予告：現オフィスを退去する際、契約書で定められた期限（契約により異なりますが、3〜6ヶ月前、または6ヶ月前とされているケースが多くあります）までに貸主へ通知すること。詳しくは「オフィス移転の解約予告はいつ出す」で解説しています。
- 二重賃料：解約のタイミングと新オフィスの入居時期がずれることで、新旧両方の賃料を一定期間払うことになる状態。
- 原状回復：退去時に、入居前の状態に戻すための工事。範囲や費用負担は契約書によって異なります。
- 貸主審査：新オフィスの契約前に、貸主（またはビル管理会社）や保証会社が入居企業の与信・事業内容を確認する審査。成長企業がつまずきやすいポイントは「保証会社の審査で見られやすいポイント」で解説しています。
- セットアップオフィス：内装・什器があらかじめ整った状態で入居できる物件。工事期間を短縮できます。
- 社内稟議：新オフィスの契約や予算について、社内で決裁を得るための手続き。中小企業ならではの通し方のコツは「社内稟議、通し方のコツ」で解説しています。
- 代表者再内見：契約前に、代表者が最終確認として物件を再度見学すること。企業によっては必須の工程になります。
オフィス移転で失敗しやすいポイント
移転プロジェクトで特につまずきやすいのは、次の3つです。
- 解約予告の期限を後回しにする：物件探しを優先するあまり、現オフィスの解約予告を確認せずに動いてしまい、二重賃料が発生するケース。
- 社内稟議を契約直前に始める：良い物件が見つかっても、決裁待ちで検討期間が延び、他の候補で決めた企業に先を越されるケース。
- 代表者の最終確認に時間がかかる：現場の担当者間では合意していても、代表者の再内見の日程調整に時間がかかり、その間に物件が埋まってしまうケース。
いずれも、物件そのものの良し悪しではなく、社内外のスケジュール調整が原因で起きる点が共通しています。
次の比較表は、移転が円滑に進む企業と、後手に回りやすい企業の違いをまとめたものです。
| 円滑に進みやすい企業 | 後手に回りやすい企業 |
|---|---|
| 物件探しの前に解約予告の期限を確認する | 物件が決まってから解約予告を確認する |
| 物件探しと並行して社内稟議を進めておく | 契約直前になって稟議を起案する |
| 代表者の内見日程を早めに仮押さえしておく | 候補が決まってから代表者の予定を調整する |
| 希望条件に優先順位をつけている | すべての条件を満たす物件を探し続ける |
失敗しやすいポイントをさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
セットアップオフィスという選択肢
移転までの期間が限られている場合や、内装工事にかける時間を短縮したい場合には、内装・什器があらかじめ整った「セットアップオフィス」も選択肢の一つになります。
近年、このタイプの物件は増えており、工事期間を待たずに入居できる点が特徴です。
一方で、レイアウトの自由度が制限される、什器のデザインを選べないといった側面もあるため、自社のこだわりの度合いによって向き不向きが分かれます。
メリット・デメリットの詳細は「セットアップオフィスとは？」で解説しています。
オフィス移転を成功させる考え方
実際のオフィス移転では、担当者の内見後に代表者の再内見を待っている間に、第一候補の物件へ別の企業から申込みが入ることがあります。
条件の良い物件ほど動きが早く、数日から1週間の判断の遅れが結果を左右することも少なくありません。
そのため、移転を成功させるうえで重要なのは、物件そのものを比較検討すること以上に、解約予告の期限から逆算したスケジュール管理と、社内の意思決定をあらかじめ前倒しして進めることです。
最近の事例では、貸主様から「このような物件がありますが、ご紹介いただける企業様はいらっしゃいませんか」とご連絡をいただきました。
当社では、お客様のご予算が総額50万円程度だったため、「その条件まで調整できるのであればご紹介したい」とお伝えしたところ、条件の組み立て方次第では総額50万円程度まで調整できる可能性があるとの回答をいただきました。
その代わり、フリーレント期間中の共益費相当額をご負担いただくなど、単に賃料の減額をお願いするのではなく、貸主様にもメリットがある形で条件を調整しました。
しかし、他社から申込みが入ると交渉の余地がほとんどなくなるため、担当者様の内見後、代表者様の内見前に申込書を提出し、どこまで条件交渉が可能か見通しが立った段階で代表者様にご内見いただきました。
その結果、契約に向けた手続きをスピーディーに進めることができました。
このように、条件の良い物件ほどスピードが求められるため、貸主との事前調整や申込のタイミングが、希望条件で契約できるかを左右することがありますので可能であれば意思決定者も同日に内見することをおすすめしています。
gramでは、物件のご紹介だけでなく、
- 解約予告の期限から逆算したスケジュールの作成
- 貸主審査を見据えた必要書類の整理
- 貸主との条件交渉
- 二重賃料を抑えるための契約タイミングの調整
まで含めてサポートしています。「何から決めればいいか分からない」という段階からご相談いただくことも多く、丸ごとお任せいただくことも可能です。
よくある質問（FAQ）
Q1. オフィス移転はどのくらい前から準備すればいいですか？
規模にもよりますが、30〜100坪程度であれば6ヶ月以上を目安に動き始めると、物件探しから契約、内装工事まで余裕を持って進められます。
Q2. 移転費用はどのくらいかかりますか？
現オフィスの原状回復費、新オフィスの初期費用、内装・引越し費用を合わせたトータルで考える必要があります。坪数や内装のグレードによって金額は大きく変わります。
Q3. 解約予告はいつまでに出す必要がありますか？
契約内容によりますが、退去希望日の3〜6ヶ月前、または6ヶ月前までの通知が必要とされるケースが多くあります。まずは現在の賃貸借契約書を確認してください。
Q4. 二重賃料はどうすれば避けられますか？ 解約予告の期限を先に確認したうえで、新オフィスの契約・入居時期を逆算して計画することで、発生するリスクを抑えられます。
Q5. セットアップオフィスは通常の賃貸オフィスと何が違いますか？
内装や什器があらかじめ整った状態の物件で、工事期間を短縮できるのが特徴です。移転までの期間が限られている場合の選択肢の一つになります。
Q6. 社内稟議はどのタイミングで進めればいいですか？ 物件の候補が絞れてきた段階から並行して進めておくと、契約直前になって決裁待ちでスケジュールが止まる事態を避けやすくなります。
Q7. 移転先が決まらない場合はどうすればいいですか？
坪数や立地などの希望条件に優先順位をつけておくと、複数の候補が出たときに判断しやすくなります。
Q8. 貸主審査ではどんなことを確認されますか？
事業内容や決算内容など、入居企業の与信に関する情報を確認されるのが一般的です。企業の状況によって必要な資料が変わることもあります。
まとめ
オフィス移転は、物件探しだけでなく、現オフィスの解約手続き・社内の意思決定・工事や引越しの手配までを一つのスケジュールにまとめて進めるプロジェクトです。
特に、解約予告の期限から逆算してスケジュールを組むこと、そして良い物件は検討中に埋まってしまうことを前提に意思決定のスピードを意識することが、二重賃料などの想定外のコストを避けるポイントになります。
オフィス移転は、物件探しだけでなくスケジュール管理も重要です。以下のような段階でも、状況を整理しながら進め方をご案内できます。
- 今の坪数で十分なのか整理したい
- 解約予告までに何を決めるべきか確認したい
- 二重賃料を避けるスケジュールを知りたい
- 会議室を含めた適切な坪数を知りたい
- 社内稟議をどう進めればいいか相談したい
まだ物件を決める段階でなくても、現在の坪数・人数・退去期限が分かれば、解約予告から逆算していつまでに何を決める必要があるか整理できます。
