【例文コピペ可】事務所移転のお知らせ・挨拶状の書き方

移転先が決まり、取引先へのお知らせを任された。文面は例文を探せば見つかります。

実際に手が止まるのは、文面より日付です。「いつから新しい住所で業務を始めるのか」が社内で固まっていないと、書く日付がありません。

この記事では、事務所移転のお知らせに書く内容、文書・メール・社内向けの例文、送る前の確認をまとめます。移転全体の進め方はオフィス移転とは？流れ・費用・スケジュールにまとめました。

この記事で分かること

事務所移転のお知らせと挨拶状の違い
お知らせに必ず書くこと
送る前にそろえる4つの日付
文書（挨拶状）・メール・社内向けの例文
日程が変わったときの連絡と、送る前の確認

結論

必ず書くのは、新住所・業務開始日・電話番号（変わるかどうか）です。
正式な案内は、業務開始日と新しい連絡先が確定してから送ります。 契約した日を基準にしません。予定だけを先に伝えるときは、未確定だと明記します。
取引先には文書かメール、社内には別の案内を出します。 相手によって、書く量を変えてください。
日程が変わったら、同じ相手に訂正を送ります。

事務所移転のお知らせとは

事務所移転のお知らせとは、会社の所在地が変わることと、新しい住所で業務を始める日を、取引先や関係者に伝える案内です。

挨拶状とは、はがきや封書で送る、時候のあいさつなど形式を整えた文書です。

送る前にそろえる4つの日付

移転には、別の日付が4つあります。 お知らせに必ず書くのは、業務開始日です。

日付	意味	お知らせに書くか
契約開始日	新しいオフィスの賃貸借契約が始まる日	書かない
引越しの日	荷物を運ぶ日	休業や電話がつながらない時間があるときだけ書く
業務開始日	新しい住所で業務を始める日	必ず書く
旧住所での業務最終日	いまの住所で業務をする最後の日	業務開始日との間に休業があるときに書く

契約したら、すぐに新しいオフィスで業務を始められるわけではありません。 内装工事や通信の工事、引越しの準備があるためです。業務開始日が工事の進み具合で動くことは、契約したのに入居できない？で整理しています。

正式な案内は、業務開始日と新しい電話番号が確定してから送ります。 先に移転の予定だけを知らせる場合は、未確定の項目と、詳細を改めて案内することを書き添えてください。

移転全体の準備項目は、当社のオフィス移転チェックリスト【保存版】にまとめています。請求書や郵便の送り先を相手が変える時間も見込み、日付が確定したら早めに送ってください。

お知らせに書くこと

書く項目は、次の7つです。 例文の【】に当てはめて使ってください。

新住所：郵便番号、ビル名、階数まで。部屋番号があれば部屋番号も
業務開始日：新しい住所で業務を始める日
旧住所での業務最終日：業務開始日との間に休業があるとき
電話番号・FAX番号：変わる場合は新しい番号。変わらない場合も「変更はありません」と書く
休業や電話がつながらない時間：引越しで対応できない日時があるとき
最寄駅や地図：来客がある相手に送るとき
問い合わせ先：担当部署や担当者の名前

例文：文書（挨拶状）

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社は【移転日】をもちまして、下記へ事務所を移転することとなりました。
【新事務所での業務開始日】より新事務所にて業務を開始いたします。

これを機に、社員一同、より一層のサービス向上に努める所存です。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。

まずは略儀ながら、書中をもちましてご案内申し上げます。

敬具

【案内の発行年月】

記
新住所　　〒【郵便番号】【住所】【ビル名】【階数】
電話番号　【電話番号】（【変更はありません／新しい番号です】）
FAX番号　 【FAX番号】
業務開始日　【新事務所での業務開始日】

以上

【会社名】
【代表者の役職・氏名】

業務最終日や休業日があれば、「記」に1行足してください。FAXを使っていない会社は、その行を削除してください。

例文：メール

件名：【事務所移転のお知らせ】【会社名】

【取引先の会社名】
【部署名】【氏名】様

いつもお世話になっております。【会社名】の【氏名】です。

このたび弊社は、事務所を下記へ移転することとなりました。
【新事務所での業務開始日】より、新事務所にて業務を開始いたします。

■新住所
〒【郵便番号】【住所】【ビル名】【階数】

■電話番号
【電話番号】（【変更はありません／新しい番号です】）

■業務開始日
【新事務所での業務開始日】

郵便物や請求書の送り先につきましても、
【新事務所での業務開始日】以降は新住所へご変更いただけますと幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

【署名】

例文：社内向けの案内

社内向けには、取引先向けにはない当日の動き方を書き足してください。

件名：事務所移転のご案内（【年月日】から新オフィス）

各位

【年月日】より、新オフィスで業務を開始します。

■新オフィス
【住所】【ビル名】【階数】
最寄駅：【駅名・出口】

■旧オフィスでの最終出社日
【年月日】

■引越しの日
【年月日】（この日は【出社不要／在宅勤務】です）

■準備をお願いすること
・名刺・メール署名の住所の変更：【年月日】から

不明な点は【担当部署・担当者】までお問い合わせください。

文書・メール・社内案内の使い分け

伝える方法	主な相手	書く量	注意すること
文書（挨拶状）	あらたまった関係の取引先	形式を整え、項目は「記」にまとめる	印刷と郵送の日数を見込む
メール	普段メールでやり取りする相手	項目を見出しで区切り、短く	送り先の漏れがないか、名簿で確認
社内向けの案内	社員	当日の動き方まで	取引先より先に出す

日程が変わったときの連絡

工事や引越しの都合で業務開始日が変わったら、先に送った相手全員に訂正を送ります。

件名：【訂正】事務所移転に伴う業務開始日の変更について

先日ご案内いたしました事務所移転につきまして、
新事務所での業務開始日を、下記のとおり変更いたします。

変更前：【年月日】
変更後：【年月日】

新住所と電話番号に変更はありません。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。

送る前の確認

送る前に、次の6つを確かめます。

住所の表記 — ビル名・階数・郵便番号を、契約書や管理会社の案内と照らし合わせる
電話が使える日 — 新しい番号が開通する日と、業務開始日が合っているか
業務開始日 — 内装工事・通信の工事・引越しの予定と合っているか
送り先の名簿 — 請求書の送付先を登録している取引先が入っているか
自社の表示 — Webサイト、名刺、メール署名、請求書のひな形の住所をいつ切り替えるか
郵便の転送 — 旧住所あての郵便物をどう受け取るか

郵便物は、日本郵便に転居届を出すと、旧住所あての郵便物を届出日から1年間、新住所へ転送してもらえます（日本郵便「転居・転送サービス」）。

会社や団体の転居も、e転居・郵送・窓口のいずれかで届け出られます（日本郵便の案内）。提出から登録までに3〜7営業日かかるため、引越しの直前ではなく早めに出してください。

お知らせを送っても、登記や官公庁への届出は別の手続きとして必要です。

当社が一緒に整理できること

当社は、東京23区で30〜100坪を中心に、借主側の立場でオフィス移転を支援している仲介会社です。

業務開始日は、契約・内装工事・引越しの日程が決まって初めて確定します。これから移転先を探す段階なら、入居希望日から逆算した日程づくりからお手伝いします。

FAQ

Q. 事務所移転のお知らせは、メールだけで送ってもよいですか？

相手との関係で決めてください。普段メールでやり取りしている相手なら、メールで十分です。あらたまった関係の取引先には、文書（挨拶状）を送るか、メールと併用する方法もあります。

Q. お知らせはいつ送ればよいですか？

業務開始日と新しい電話番号が確定したら、早めに送ってください。相手が請求書や郵便の送り先を変える時間も必要です。

Q. 電話番号が変わらない場合も、お知らせに書くべきですか？

書いてください。「電話番号に変更はありません」と一行あるだけで、相手は登録を変える必要がないと分かります。

Q. 業務開始日がまだ決まっていない段階で、先に送ってもよいですか？

正式な案内は、日付が確定してから送ってください。移転の予定だけを先に伝える場合は、日付が未確定であることと、確定後に改めて案内することを書き添えます。

Q. 旧住所あてに届いた郵便物はどうなりますか？

日本郵便に転居届を出すと、届出日から1年間、新住所へ転送されます。会社や団体でも届出は可能です。

Q. 移転日が変わったら、どう連絡すればよいですか？

先に送った相手全員に、変更前と変更後の日付を並べた訂正を送ります。住所や電話番号が変わらない場合は、その点も書いておくと相手が迷いません。

まとめ

事務所移転のお知らせで大切なのは、文面より日付です。

必ず書くのは、新住所・業務開始日・電話番号（変わるかどうか）です。 契約開始日や引越しの日と混同しないでください。

正式な案内は、業務開始日と電話番号が確定してから送ります。 予定だけを先に伝えるときは未確定と明記し、日程が変わったら同じ相手に訂正を送ってください。

ご相談

移転先がまだ決まっていない段階なら、業務開始日から逆算して物件探しの日程を組めます。

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移転の期限が決まり、何から始めるか知りたい

期限が決まったら最初に見ることは、移転期限が決まったら最初に確認したい10項目にまとめています。ご相談・物件提案・内見のご案内まで、すべて無料です。ご契約時の仲介手数料は賃料1ヶ月分（税別）です。

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